POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Identificación del Responsable y Canales de Contacto

Alianza Dental IPS S.A.S., identificada con NIT 902.097.827-2, con domicilio en la Cr. 19 No. 95-55, Edificio Torre Platino, Consultorio 301, Bogotá D.C., Colombia, que opera bajo la marca Juanita Pulido Dental Clinic, es la Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta a través de su sitio web juanitapulido.com y de la atención presencial en el consultorio.

Canales de atención Habeas Data:

• Correo electrónico: info@juanitapulido.com, con copia administrativa a gerencia@juanitapulido.com.
• Teléfono: (+57) 322 302 3935, línea registrada ante la DIAN y la Cámara de Comercio de Bogotá, que además opera como canal de WhatsApp Business para agendamiento y mensajería.
• Dirección física: Cr. 19 No. 95-55, Edificio Torre Platino, Consultorio 301, Bogotá D.C.

2. Definiciones Clave

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales sujeto a Tratamiento, sin importar el medio técnico en que se almacene (incluye, por ejemplo, una bandeja de correo corporativo).
• Dato Personal: cualquier información vinculada o vinculable a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (entre ellos, los datos de salud).
• Encargado del Tratamiento: persona que, por cuenta de la Responsable, realiza el Tratamiento de datos personales (por ejemplo, Healthatom Colombia S.A.S. a través de Dentalink, o Microsoft respecto de Microsoft 365).
• Responsable del Tratamiento: Alianza Dental IPS S.A.S., quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Historia Clínica: documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el que se registra cronológicamente la atención odontológica prestada al paciente, en los términos de la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social.
• Dato Privado: Es el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para su Titular. No interesa a terceros ni al público en general.
• Dato Semiprivado: Es aquel dato que no tiene una naturaleza íntima, reservada ni pública, pero cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular, sino también a cierto sector, grupo de personas o a la sociedad en general. Un ejemplo claro de esto son los datos financieros y crediticios o de actividad comercial.
• Datos Sensibles: Son aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Entre ellos se incluyen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Dato Público: Es aquel dato que no se clasifica como semiprivado, privado ni sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relacionados con el estado civil de las personas, su profesión u oficio, y su calidad de comerciante o servidor público. Por lo general, se encuentran en registros y documentos públicos, gacetas, boletines oficiales o sentencias judiciales.

3. Principios Rectores Aplicables

El Tratamiento que Alianza Dental IPS S.A.S. hace de los datos personales se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En particular: solo se recolectan los datos necesarios para las finalidades aquí descritas (finalidad); ningún dato se obtiene sin autorización del Titular o habilitación legal (libertad); la información se mantiene actualizada y correcta (veracidad); el Titular puede conocer en cualquier momento qué datos suyos se tratan (transparencia); y los datos sensibles o de historia clínica circulan solo entre quienes están autorizados a conocerlos (acceso y circulación restringida).

4. Categorías de Datos Personales Recolectados

• Datos generales de contacto: nombre, documento de identidad, correo electrónico, teléfono, dirección.
• Datos financieros y de facturación: información requerida para la expedición de la factura electrónica ante la DIAN (nombre o razón social, NIT o cédula, dirección) cuando el paciente solicita factura a su nombre o al de su empresa.
• Datos sensibles de salud: motivo de consulta, odontograma, diagnósticos, tratamientos, evolución clínica e imágenes diagnósticas (radiografías, fotografías intraorales), que forman parte de la historia clínica.
• Imágenes de videovigilancia (CCTV): registro de video de las instalaciones del consultorio, captado por las cámaras de seguridad.
• Datos de contratación y nómina (colaboradores y contratistas, no pacientes): hoja de vida, información de identificación, salarial, de seguridad social y, cuando aplique, de exámenes médicos ocupacionales del personal vinculado laboral o contractualmente a la clínica.

5. Tratamiento Especial de Datos Sensibles y de Menores de Edad

Datos sensibles de salud

De acuerdo con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el suministro de datos sensibles es facultativo. En particular, indicar el motivo de consulta en el formulario web del sitio es opcional: el paciente puede omitirlo y su solicitud de cita será atendida igual. Cuando el paciente sí decide compartir información de salud —ya sea en el formulario o durante la atención—, esta se trata bajo un deber reforzado de confidencialidad, exclusivamente para fines de agendamiento, triage y prestación del servicio odontológico, y nunca con fines comerciales o publicitarios ni se cede a terceros distintos de los Encargados aquí identificados.

Menores de edad (Niñas, Niños y Adolescentes)

De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, el Tratamiento de datos de menores de edad responde en todo caso al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales, y requiere la autorización previa de quien ejerza la patria potestad o la representación legal. Se respeta además el derecho del menor a ser escuchado cuando la situación lo permita, valorando su opinión de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.

La autorización para el tratamiento de la información personal de los menores de edad se obtiene de forma física en el consultorio, mediante el formulario de autorización de tratamiento de datos personales sensibles para menor de edad, diligenciado y firmado directamente por quien ejerza su representación legal o patria potestad.

Videovigilancia

Las imágenes captadas por las cámaras de videovigilancia de las instalaciones se tratan únicamente con fines de seguridad de pacientes, personal y bienes, y se conservan por el plazo definido en la Sección 9, salvo que constituyan prueba en un proceso o investigación en curso.

6. Finalidades Específicas del Tratamiento

Finalidades clínico-asistenciales

• Prestar la atención odontológica solicitada y hacer el seguimiento clínico correspondiente.
• Conformar, actualizar y conservar la historia clínica conforme a la normativa sanitaria vigente.
• Publicar en el sitio web los datos básicos del profesional tratante (nombre, estudios y experiencia), para que el paciente elija informadamente con quién se atiende.

Finalidades administrativas y de facturación DIAN

• Expedir la factura electrónica de venta y cumplir las obligaciones tributarias, contables y de reporte que apliquen.

Finalidades operativas de agendamiento y WhatsApp

• Coordinar, confirmar, reprogramar o cancelar citas a través de correo electrónico, teléfono o WhatsApp Business.
• Verificar la identidad del paciente al momento de agendar, para prevenir suplantación o citas fraudulentas.

Finalidades de atención al paciente y calidad

• Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) relacionadas con el servicio.
• Realizar encuestas de satisfacción y evaluar la calidad de la atención prestada.

Finalidades de cumplimiento sanitario

• Atender los reportes y requerimientos obligatorios de vigilancia epidemiológica y demás información que exijan el Ministerio de Salud y Protección Social, la Secretaría Distrital de Salud u otras autoridades competentes.

Finalidades de seguridad tecnológica (ISO/IEC 27001:2022)

• Administrar el acceso a los sistemas de información, prevenir incidentes de seguridad y mantener registros de auditoría sobre el uso de la información clínica y administrativa.

Finalidades de seguridad física

• Realizar videovigilancia (CCTV) de las instalaciones del consultorio, para la seguridad de pacientes, personal y bienes.

Contenido educativo (implícito al servicio)

• Enviar información educativa sobre el cuidado de la salud oral directamente relacionada con el tratamiento que el paciente ya recibe. Esta finalidad no requiere una autorización separada, por ser inherente a la prestación del servicio, y el paciente puede solicitar en cualquier momento que se le deje de enviar.

Publicidad y mercadeo

• Usar mis datos de contacto para enviarme o fabricar publicidad, ofertas y campañas comerciales de la clínica, a través de redes sociales y herramientas digitales de mercadeo (correo electrónico, WhatsApp, mensajes de texto u otras aplicaciones de mensajería), así como por medios físicos (correspondencia) y llamadas telefónicas. Esta autorización es independiente de la autorización general de tratamiento de datos y puede revocarse en cualquier momento, sin que ello afecte la prestación de los demás servicios de la clínica.

Finalidades de contratación y nómina (aplicables a colaboradores, contratistas y candidatos — no a pacientes)

Las siguientes finalidades corresponden a un titular distinto del paciente: se aplican únicamente a las personas naturales vinculadas o candidatas a vincularse laboral o contractualmente con Alianza Dental IPS S.A.S., quienes otorgan su propia autorización al momento de la vinculación.

• Adelantar procesos de selección, evaluación y verificación de referencias de candidatos a vacantes de la clínica.
• Suscribir, ejecutar y administrar el contrato laboral o de prestación de servicios, incluyendo la afiliación y el reporte a los sistemas de seguridad social (EPS, ARL, fondo de pensiones y cesantías) y cajas de compensación familiar.
• Liquidar y pagar salarios, honorarios, prestaciones sociales y demás emolumentos laborales o contractuales, incluyendo la generación de desprendibles de pago y certificaciones laborales.
• Gestionar novedades de nómina (permisos, incapacidades, vacaciones, licencias, horas extra, ausentismo).
• Practicar las retenciones y aportes legales correspondientes (retención en la fuente, aportes a seguridad social y parafiscales) y expedir los certificados tributarios respectivos.
• Administrar la evaluación de desempeño, la capacitación y el desarrollo profesional del personal.
• Adelantar procesos disciplinarios internos y atender reclamaciones laborales.
• Administrar el control de acceso, horarios y asistencia del personal en las instalaciones.
• Gestionar la seguridad y salud en el trabajo (SST), incluidos los exámenes médicos ocupacionales, los programas de prevención de riesgos laborales y el reporte de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
• Atender requerimientos de entidades estatales, judiciales o de inspección, vigilancia y control relacionados con la relación laboral o contractual (Ministerio del Trabajo, UGPP, DIAN, EPS, ARL, entre otras).
• Certificar la vinculación laboral o contractual ante terceros, a solicitud del propio colaborador o contratista.
• Mantener el registro de los beneficiarios del colaborador o contratista, para efectos de seguridad social y atención de emergencias.

Los datos de salud recolectados para fines de seguridad y salud en el trabajo (por ejemplo, exámenes médicos ocupacionales) son datos sensibles conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y se tratan bajo el mismo estándar de confidencialidad reforzada aplicable a los datos de salud de los pacientes.

7. Derechos de los Titulares (Habeas Data)

Todo Titular tiene derecho, de forma gratuita, a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe este requisito.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo. La historia clínica está sujeta a los plazos de conservación obligatorios descritos en la Sección 9, que no pueden desconocerse por esta vía.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

8. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos (Consultas y Reclamos)

El Titular, o su causahabiente o representante debidamente acreditado, puede ejercer sus derechos escribiendo a info@juanitapulido.com, indicando el derecho que desea ejercer y adjuntando un documento que acredite su identidad (y, si actúa en representación de otra persona, el documento que acredite dicha representación).

Las consultas se resolverán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. Los reclamos se resolverán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, conforme al artículo 15 de la misma ley; si el reclamo está incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane la solicitud, y si transcurrido un (1) mes no presenta la documentación requerida se entenderá desistido. Si no es posible atender la consulta o el reclamo dentro de los plazos señalados, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar el doble del plazo legal inicial.

9. Políticas de Retención, Conservación y Disposición Final de la Información

Prospectos o leads no convertidos en pacientes

Los datos de personas que solicitan información o cita a través del sitio web y que no llegan a ser atendidas se conservan por un máximo de seis (6) meses desde la solicitud, salvo que el Titular pida su supresión antes de vencido ese plazo, transcurrido el cual se suprimen de forma segura.

Pacientes atendidos — Historia Clínica

La historia clínica se retiene y conserva por un período mínimo de quince (15) años contados desde la fecha de la última atención, de los cuales los primeros cinco (5) años se conservan en archivo de gestión y los diez (10) años siguientes en archivo central, conforme al artículo 3 de la Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social, que modificó la Resolución 1995 de 1999. Durante este período no procede la revocatoria de la autorización ni la supresión anticipada de la historia clínica, por tratarse de un deber legal de conservación que prevalece sobre la solicitud del Titular.

Datos financieros y de facturación

Los soportes de facturación electrónica se conservan por los términos que exige la normativa tributaria y contable aplicable, que abarca un término de máximo 5 años (Estatuto Tributario y disposiciones DIAN).

Registros de videovigilancia (CCTV)

Las grabaciones de las cámaras de seguridad se conservan por un plazo de treinta (30) días, transcurrido el cual se sobrescriben o eliminan de forma automática, salvo que deban conservarse como prueba en un proceso disciplinario, judicial o administrativo en curso, caso en el cual se conservan hasta la resolución definitiva de dicho proceso.

10. Seguridad de la Información y Gestión de Proveedores en la Nube (Enfoque ISO/IEC 27001:2022)

Alianza Dental IPS S.A.S. gestiona la información de sus pacientes a través de la plataforma Dentalink, operada por Healthatom Colombia S.A.S. (NIT 901.718.077-8), y de su infraestructura de correo y ofimática en Microsoft 365. En virtud de ello, se aplican, directamente o a través de dichos proveedores, controles como:

• Cifrado de la información en tránsito (TLS/HTTPS) y en reposo.
• Control de acceso basado en roles (RBAC) dentro de Dentalink, de modo que cada usuario solo accede a la información que requiere para su función.
• Registros de auditoría sobre el acceso y las modificaciones a la historia clínica y a las bases de datos administrativas.
• Copias de seguridad periódicas y procedimientos de recuperación ante incidentes.
• Gestión de incidentes de seguridad de la información, incluyendo la notificación oportuna al Titular y a la autoridad competente cuando la ley lo exija.

Estos controles se enmarcan en el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información que Healthatom declara mantener conforme a ISO/IEC 27001, referido en su Política General de Seguridad de la Información, sin que ello sustituya las obligaciones propias de Alianza Dental IPS S.A.S. como Responsable del Tratamiento.

11. Transmisión y Transferencia de Datos Personales

Alianza Dental IPS S.A.S., en calidad de Responsable, transmite datos personales a los siguientes Encargados del Tratamiento, para los fines aquí descritos:

• Healthatom Colombia S.A.S. (Dentalink), como proveedor del software clínico y administrativo, en los términos del «Acuerdo de Procesamiento de Datos» (DPA) y la Política de Privacidad de Healthatom, que reconocen a la clínica como Responsable y a Healthatom como Encargado del Tratamiento de los datos personales y sensibles de los pacientes.
• Microsoft (Microsoft 365), como proveedor de correo electrónico e infraestructura ofimática utilizada para recibir y gestionar las solicitudes de cita del sitio web y las comunicaciones administrativas.
• WhatsApp Business, como canal de mensajería instantánea para agendamiento y atención al paciente.
• Google (Google Analytics), como proveedor de medición del uso del sitio web, configurado sin fines publicitarios.

Cuando estos Encargados almacenen o procesen información fuera del territorio colombiano, dicha transmisión se sujeta a las garantías del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre transferencias internacionales, incluyendo la exigencia contractual de que el Encargado mantenga estándares de seguridad equivalentes a ISO/IEC 27001, se abstenga de ceder las bases de datos a terceros no autorizados y no intente reidentificar datos que la clínica le hubiera entregado de forma anonimizada o disociada.

12. Cookies y Analítica

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13. Vigencia y Modificaciones

Esta política rige a partir de la fecha de su publicación en juanitapulido.com/privacidad/ (17 de septiembre de 2026). Cualquier modificación se publicará en el mismo lugar, indicando su nueva fecha de vigencia; si la modificación afecta las finalidades del Tratamiento, se informará a los Titulares antes de su entrada en vigor.